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2018最新人事档案管理制度

2018最新人事档案管理制度

发布时间 :2018-09-28 11:14浏览量 : 5105
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。
  •   近日,人社部发出通知,档案管理服务机构在档案转递时,不再开具行政(工资)介绍信。对于档案的接收,实行告知承诺制。规范基于档案的延伸服务的收费行为,没有收费项目和收费标准的,一律不得收费。

    人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知

    人社厅发〔2016〕75号

      各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团人力资源社会保障厅(局):

      《中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(人社部发﹝2014﹞90号)印发以来,各地认真贯彻落实文件要求,将流动人员人事档案管理服务纳入基本公共服务范围,及时取消收取人事关系及档案保管费,积极做好档案接收、整理、保管、利用和转递工作,取得明显进展。但是,目前流动人员人事档案管理服务中仍然存在手续繁琐、标准不统一、个别机构拒收档案等问题,与流动人员的期待还有一定差距。按照《国务院办公厅关于简化优化服务流程方便基层群众办事创业的通知》(国办发﹝2015﹞86号)和《人力资源社会保障部关于加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的意见》(人社部发﹝2016﹞44号)有关精神,为进一步简化优化服务流程,创新和改进流动人员人事档案管理服务,切实解决流动人员存档过程中的问题,现就有关事项通知如下:

      一、推进流动人员人事档案管理服务信息公开

      (一)公布机构目录和办事指南。各地要汇总整理辖区内公共就业和人才服务机构以及授权管理流动人员人事档案的机构(以下简称档案管理服务机构)信息,包括机构名称、地址和联系方式等,并实行动态更新。要全面落实人社部发﹝2014﹞90号文件明确的基本公共服务内容,并结合本地实际,梳理服务项目,细化办事流程,编制服务指南,明晰办事时限和注意事项。要通过各级政府网站、相关专业网站、服务场所显示屏以及印制手册等形式,向社会公开档案管理服务机构信息和办事指南。有条件的地方可开通官方微博、微信公众号等,及时发布相关信息。

      (二)加强对重点群体的指导。各地要积极做好面向高校毕业生等重点群体的政策解读,每年在高校毕业生离校前后,将档案管理服务政策作为就业创业政策咨询、就业指导等活动的重要内容,加大宣传力度,引导做好档案转递工作。

      (三)宣传普及档案政策知识。各地要通过多种渠道组织形式多样的流动人员人事档案管理服务知识宣传,介绍档案材料内容、形成过程及主要功能,提高用人单位和存档人对档案重要性的认识,强化档案材料收集意识,营造良好工作氛围。

      二、促进流动人员人事档案管理服务便民利民

      (四)实行档案接收告知承诺制。档案管理服务机构在接收档案时,要本着实事求是、便民利民的原则,对缺少材料的实行告知承诺制。要认真审核和甄别档案材料,对缺少关键材料的,一次性告知所缺材料及其可能造成的影响,经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收,或与原工作单位协商退回并补充材料。对缺少非关键材料的,采取先存后补方式予以接收。关键材料一般是指用于核定存档人的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料。

      (五)取消办理转正定级等手续。为简化办事环节和手续,今后档案管理服务机构对初次就业的流动人员不再办理转正定级手续。机关事业单位和国有企业在招考、聘用、招用流动人员时,可参考档案中的劳动合同、企业录用手续等材料及就业登记、劳动用工备案、社会保险缴费记录,认定参加工作时间和工作年限。档案管理服务机构要通过多种渠道,指导、督促用人单位和个人及时将上述材料收集归档。流动人员人事档案存档期间,档案管理服务机构不再办理档案工资记载、调整相关手续。

      (六)畅通档案转递渠道。档案管理服务机构转递档案时不再开具行政(工资)介绍信。应届高校毕业生档案被档案管理服务机构接收、成为流动人员人事档案后,即可按照有关规定进行转递。个人跨地区就业且按照有关规定办理入职手续后,其档案在有人事档案管理权限的机关事业单位、国有企业和流动人员人事档案管理服务机构之间可直接办理转递手续。档案转递时,转出机构要在档案内附上档案材料目录清单,通过机要通信或专人送取方式进行转递,不得个人自带档案。

      (七)推进前台业务受理、后台政策协调。办理社会保险代缴、退休初审、专业技术资格评定等其他基于档案延伸服务的档案管理服务机构,要加强前台服务和后台政策的协调,及时反映有关共性问题,并配合行政管理部门研究制定合理可行的解决办法,积极为存档人解决难题。

      (八)强化人力资源社会保障系统信息共享。各地要建立人力资源社会保障部门内部信息共享机制。档案管理服务机构要加强与其他经办机构的信息互通和数据衔接,依据档案材料可出具相关证明的,不再转递档案。

      (九)推进档案信息化工作。各级人力资源社会保障部门要加快流动人员人事档案电子化、数字化工作,建立全国流动人员人事档案基础信息数据库,推动数据向上集中,方便档案信息异地查询,加强信息安全管理。有条件的地方可开发流动人员人事档案管理服务网上办事平台,推广网上预审、网上受理、网上办理,提高管理水平和服务效率。

      三、规范收费行为

      (十)严格落实取消收费规定。档案管理服务机构要不折不扣地贯彻落实取消档案收费和人才集体户口管理服务费(包括经营服务性质的收费)的决定。各级人力资源社会保障部门要积极协调同级财政部门落实人社部发﹝2014﹞90号文件要求,将流动人员人事档案基本公共服务相关经费纳入同级财政预算,参考保管的档案数量等因素确定经费数额。

      (十一)规范基于档案的延伸服务的收费行为。不得将参加社会保险、职称评审等业务与档案保管相挂钩,杜绝以档案为载体的捆绑收费、隐形收费行为。对基于档案延伸的其他服务,严格按物价部门核准的收费依据和标准进行收费,并且做到公开透明;没有收费项目和收费标准的,一律不得收费。

      (十二)加大对基础设施建设的投入。各地要结合制定“十三五”规划、实施金保工程二期、加强基层就业和社会保障服务设施建设等,加大对流动人员人事档案库房、服务场所和信息系统等基础设施建设的投入,保障档案管理服务工作正常开展。

      四、健全流动人员人事档案管理服务工作体系

      (十三)建立科学合理的服务体系。各省级人力资源社会保障部门要根据当前辖区内档案管理服务机构现状,建立科学合理的流动人员人事档案管理服务体系,形成以县级及以上公共就业和人才服务机构为主体,授权管理服务机构为补充的流动人员人事档案管理服务工作格局。省级、地市级档案管理服务机构要充分考虑县级档案管理服务机构的实际服务能力和条件,不得强行推行档案属地化管理服务,对现已保管的流动人员人事档案,除因用人单位或本人申请档案转递外,一律不得以任何理由进行清退。

      (十四)落实人事档案管理的主体责任。对用人单位集体委托存档的,原则上由用人单位工商营业执照或组织机构代码登记的同级档案管理服务机构负责;对个人委托存档的,按照本人自愿选择,由其现工作单位所在地或户籍所在地的档案管理服务机构负责。鼓励用人单位办理集体委托存档业务,加强档案材料收集,提高管理服务效率。有人事档案管理权限的国有企业、国有控股企业和事业单位,要依据有关规定做好本单位干部职工档案管理工作。

      (十五)强化行政部门指导监督职能。各级人力资源社会保障行政部门要将流动人员人事档案管理服务作为公共服务的重要内容,切实加强组织领导,做好统筹规划,明确职责分工,完善政策制度,强化监督检查。对存在虚假宣传、推诿拒收、无故清理档案、违反档案保密纪律等行为的档案管理服务机构,要加强问责,督促整改。流动人员人事档案比较集中的超大城市人力资源社会保障部门,要尽快制定并实施在本地就业的非户籍流动人员的人事档案管理服务相关规定。

      各级人力资源社会保障部门要统一思想,提高认识,切实贯彻落实好简化优化流动人员人事档案管理服务的各项措施,加强服务窗口作风建设,创造性地开展工作,为人才流动就业服务,为大众创业、万众创新服务。各地在工作中遇到的新情况新问题,请及时向人力资源社会保障部人力资源市场司反馈。

     
  •   流动中的工人人事档案管理是怎样的?下面为您详细介绍北京市流动中的工人人事档案管理的相关事项,希望对您有所帮助。

      一、人事档案管理的范围

      1、凡具有北京市城镇常住居民户口的在职工人,流向不具备管理人事档案的单位,而原单位又不为其保存人事档案的;

      2、 由于各种原因,原单位委托北京市人才交流中心和各区、县劳动保障行政部门所属的劳务市场组织保存人事档案的;

      3、 在职职工被开除、除名、辞退和终止、解除劳动关系,及自动离职、辞职人员的人事档案,按社会劳动力管理规定管理。

      二、保存档案的方式及手续

      1、单位委托存档

      委托单位须持以下文件资料到市、区、县劳动保障行政部门开办的劳务市场服务组织办理存档手续:

      (1) 上级主管部门有关批件、营业执照;

      (2) 存档人员与用人单位签订的劳动合同等。

      (3)委托单位与存档单位应签订保存档案合同书。

      2、 个人委托存档

      存档人员须持以下证明到市、区、县劳动保障行政部门开办的劳务市场服务组织办理存档手续:

      (1) 在职职工凭本市居民身份证或户口薄、原单位劳资部门同意调出函、用人单位同意聘用函;原单位同意保留公职的出国留洋人员凭原单位证明信、出国护照、签证。

      (2) 存档人员须由原单位劳资部门填写《工人个人寄存人事档案登记表》并加盖劳资部门公章,并经存档单位审核同意。

      (3) 存档人员必须与存档单位签订保存人事档案合同书。自费出国留学的工人,保存人事档案期满,如需延长保存期限的,必须由具有本市正式户口的直系亲属担保,并与存档单位签订委托保存其亲属档案合同。

      单位或个人委托存档的,需按规定的标准向存档单位缴纳管理费。

      三、保存工人人事档案的期限

      1、 单位委托存档:根据用人单位与工人的聘用合同确定存档期限。

      2、个人委托存托:时间一般为半年以上,一年以内,出国留学人员以护照有效期限为准。

      3、 个人委托存档,在存档期间转换工作单位的,可持接受单位证明,随时办理结存或调档手续。

      4、 存档期满,如需延长期限或变更存档合同内容的,由双方协商确定。

      四、存档人员的工资、工龄计算

      1、单位委托存档的,存档人员寄存档案期间保留原档案工资,如遇国家规定调整职工档案工资时,由所在单位负责调整,并按规定办理调整档案工资手续。个人存档的,保留原档案工资。

      2、 单位委托存档的,可以将存档前的连续工龄(或缴费年限,下同)与存档后的连续工龄合并计算。个人委托存档的,存档期间不计算工龄。

      五、存档单位的职责

      1、 存档单位必须配备专人管理档案。档案管理人员须应由政治素质好,具有档案管理专业知识的党员干部担任。

      2、 存档单位调入档案时,须严格审查下列项目:

      (1) 审查工人人事档案中的下列材料

    ① 各种履历表;②自传;③各种鉴定表;④历次运动检查、总结;⑤政治历史审查材料;⑥奖惩材料;⑦入党、入团材料;⑧政治、文化技术材料;⑨任免、调动材料;⑩招工、升级、调资材料;其他材料。

      (2) 审查其他证明材料:

    ① 行政介绍信;②工资介绍信;③独生子女证明;④工会关系介绍信;⑤本人与受聘单位合同书;⑥原单位同意调出证明;⑦其他材料。

      凡不符合上述规定,人事档案材料不全的,劳务市场服务组织不得调入和保存其人事档案。

      3、存档单位不得涂改、撤换、增加或销毁档案材料。

      4、存档单位不得向任何单位和个人借出所保存的档案材料。

      5、 有关单位需要查阅档案的,必须有单位人事、劳资、组织部门证明信,存档单位方可向其提供档案材料。

      六、有关问题的处理

      1、 存档人员转接党、团组织关系,按北京市组织部"京组发[1990]1号"文件规定:"经单位同意或经政府授权的人才交流仲裁机构仲裁同意辞职或流动的党员,其组织关系应转移到接收单位;没有接收单位或从事个体经营的,其组织关系转到户口所在地党组织"的规定办理。

      2、 存档期间,存档单位暂不负责办理出国手续。确需办理的,将本人档案退回户口所在地街道。

      3、 存档合同期满,委托单位或存档人员不履行续订保存档案手续的,按待业人员处理,由存档单位将本人档案关系转入存档人员户口所在地街道。

     
  •       摘要:随着我国经济的迅猛发展,企业的发展也是日新月异。本文分析了我国企业现行人事档案管理中的路径依赖问题,认为企业人事档案管理应走信息化、现代化的路径,并提出了路径选择中应注意的一些问题。

           关键词:企业人事档案管理;路径依赖;路径选择;信息化

    “路径依赖”最早是由生物学家在理论分析中提出的。后来,North等经济学家引入新制度经济学和进化经济学当中。路径依赖是指今天的选择受历史因素的影响,人们过去做出的选择决定了其现在可能的选择1,类似于物理学中的“惯性”。由于某种现象具有先动优势,即使后来环境发生了改变,它也有可能继续自我增强,最后“锁定”在次优的状态。随着我国经济的迅猛发展,企业的发展也是日新月异。而企业人事档案是企业选人、用人、开发人力资源的基础,也是企业档案信息资源的重要组成部分。因此,研究企业人事档案管理中的路径依赖问题具有重要的现实意义。


    一、企业人事档案管理中的路径依赖


    1. 企业人事档案管理管理制度不完善,手段落后。


    企业以追求最大利润为价值取向,普遍存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上,而对档案基础工作的投入不够,甚至片面地认为企业与员工是一种雇佣关系,没必要把太多的精力用在人事档案管理上。长此以往,这种现象不断自我强化,导致了企业人事档案管理制度不健全、缺乏科学性、先进性。加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段,这种方式制约人事档案功能的发挥,越来越不能满足现实工作的需要。


    2. 企业人事档案内容简单雷同,个人材料分散。


    目前,仍有不少企业的人事档案材料仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息,这种计划经济体制下制定的企业人事档案内容显然已不适应新形势的发展。这种人事档案不能为选人、用人提供参考,进而影响到人员的正常晋升与轮换,挫伤了员工的创新热情,失去了真正意义上的参考价值2。另外,长期以来,人事档案管理、利用形成了一种分散局面。人事组织部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料。而反映员工工作业绩的材料在档案中却没有收集,使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加,而且破坏了人事档案内容的完整统一, 使之不能全方位地反映员工的真实面貌。


    3. 企业人事档案管理不规范,利用率低。


    有些民营企业是从家庭小作坊发展起来的,管理本来就不是很规范,人事档案管理更是不规范。有的员工职务升降、工资待遇随意性很大,甚至还存在着企业主口头上说了就算的现象,使员工的工资级别、职务任免等材料根本无法形成。由于企业人事档案管理的不规范,产生了不利的影响。一是有人利用档案管理的漏洞,制造虚假材料。例如,将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现,使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。而人事档案材料的失真,使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行,对当前配置以及未来人力资源的供求造成负面影响。二是有的档案转递不及时,操作程序不规范3。例如,有的人早已跳槽,但其人事档案还未按规定转递到新单位;有的企业违反规定,把人事档案当作普通邮件寄送,不作机要转递,这就容易造成档案丢失;还有的企业在人事档案转递过程中,不填写转递单,不经密封钤印,就随意将档案交给本人自带,致使篡改、丢失档案的现象时有发生。这些原因相应地造成了企业人事档案价值不高,利用率降低。 [page]


    二、企业人事档案管理的路径选择


    企业不同于其他组织的最大特点就是它是以追求利润为目标的经济组织。企业是依法设立的以盈利为目的的从事生产经营活动的独立核算的经济组织。企业的一切管理工作都是以是否有利于企业获得利润为目标的。企业档案管理的存在和发展必须来自其内在的、本质的需要。如果企业的人事档案管理能够满足企业的这种内在需要,它就能生存和发展4。因此,针对企业的特点,应突破传统人事档案管理的路径依赖,选择信息化、现代化的新路径。信息化是从原始静态档案管理到动态档案信息化管理的革命,是人事档案工作的深入,是工作方法的改变,也是人事档案管理与时俱进、开拓创新的起点。这一路径的选择对企业人事档案管理提出了新的要求。


    1.完善人事档案管理制度是信息化的基础


    在人事档案管理中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须要进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析, 对人力资源管理部门及其他部门应有所区别, 注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性,才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用,为企业人力资源建设提供更好的服务,为企业人事档案管理的信息化奠定基础。


    2.依托专业人才是信息化的有力保证


    由传统的档案实体管理转变为信息管理,只掌握传统档案管理职能的档案人员是难以适应的。因此,要实现人事档案的信息化管理,企业必须具有高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化的最终决定因素是人。人事档案管理人员必须由人事档案实体管理者向信息管理员和发布者的角色转换,要提高人事档案管理人员的计算机应用能力,能用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。对专业人才的培训主要分为两个方面:一是基础理论和业务技能培训,档案人员应具备扎实的档案学基础理论知识,还应懂得文件与档案的管理原则,熟悉档案工作的规律、分类方法及有关的技术;二是现代化信息技术培训,培训重点应放在数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用等方面。通过培训使档案人员能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用,掌握档案管理应用软件的各种功能,成为档案信息化管理的行家能手,确保档案管理系统平稳、正常的运行。只有这些相应人才素质的拥有,才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力,从而更为有效地实施档案管理信息化工作,为企业服务。


    3.建设人事档案管理系统是信息化的重点


    利用计算机技术对人事档案进行信息储存、查找,进而实现网络化管理,是当前人事档案管理信息化的重点。人事档案管理系统的主要功能如下图所示:

    人事档案管理系统


    数据复制


    文件传输


    报表管理


    员工管理


    系统安全


    一方面,通过该系统能够实现文件档案管理一体化。在办公自动化环境下的文件、档案一体化管理,要求重新设置合理的工作流程,将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理文件系统中,记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。档案人员在网上接收、整理、鉴定并确定密级和保管期限,然后进入正式文件库。档案管理部门也可以通过办公自动化系统随时掌握文书,业务部门的管理动态,及时进行指导,从而实现档案的超前性、预见性管理5。 [page]


    另一方面,企业文书、业务部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件归档存储到服务器上。档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上。当用户通过身份确定就可以在企业局域网的任何终端检索、浏览到需要的档案信息及其全文,不必到档案部门也能查找到档案信息。信息化的档案管理为企业生产建设提供了快捷、高质量的服务。


    三、路径选择中应注意的问题


    1.信息化档案管理面临的经费问题。


    档案信息的数字化、网络化,管理服务的现代化,都需要不断的更新设备和技术等。为此,企业在选择进行信息化建设的过程当中,就得花大量的人力、物力、财力去解决这些问题。这就制约了一部分企业,尤其是中小企业去选择信息化的新路径,而“锁定”在传统的人事档案管理上。


    2.档案保密和档案安全受到挑战。


    信息网络已经不断的深入到各个领域。在网络环境下,影响档案保密和安全的因素主要有:一是人为因素,档案管理人员的档案安全意识和保密意识不强,往往在自己的档案网页上随意发布信息,对发布的信息缺少严格的审查和管理;二是技术问题,当前电脑病毒很多,并且黑客也很厉害,使得档案信息的安全和保密受到威胁,这些势必引起企业档案管理现代化的高度重视,需加以研究解决。


    总结


    综上所述,本文分析了我国企业现行人事档案管理中的一些问题及原因,认为企业人事档案管理应走信息化、现代化的路径,并提出了路径选择中应注意的一些问题。我们认为,企业人事档案管理,以网络建设为依托,以各种先进技术为手段,最终目的是为了更好地利用档案资源,发挥人事档案的实际效能,为企业提供服务。


     
  •   论文摘要:由于人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想,品德作风、业务能力等,是干部个人自身成长历史的真实记载,为学校党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据,为学校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入,学校人事档案出现了许多新情况,新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战,档案工作如何与时俱进,加快发展,更好地为党的组织、人事工作服务,笔者结合几年来档案管理的实践,就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。

      论文关键词:人事档案 管理   

      一、人事档案的定义

      人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料,并按有关规定进行整理后组成的,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。

      二、人事档案管理存在的问题

      人事档案制度自20世纪50年代产生以来,作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进,传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多,其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现,在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜,其制度性生存愈发尴尬。因此,传统人事档案制度必将走向终结,新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神,要促进人才的合理流动,必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制,发展人事代理业务,改革户籍、人事档案管理制度,放宽户籍准入政策,推广以引进人才为主导的工作居住证制度,探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。作者认为,人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展,也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

      内容上,立卷不够规范,案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”(年龄、工龄、党龄、学历)记载多样,个别干部的“年龄越填越小,参加工作时间越填越早,文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸,但现行的公文材料大部分是A4纸,高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸,纸张大小不同,致使有的表格印制超过装订线,给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档,而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多,有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外,随着时代的发展,干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多,而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少,这些都会直接影响到案卷质量。

      使用上,技术手段滞后,运行效率较低。在整理档案过程中,有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统,大部分是靠手工操作,费时、费力,效率低,与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。


      三、笔者关于人事档案管理的建议

      保持人事档案工作的高质量,就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性,但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化,就会显现出它的局限性。因此,目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求,实现管理的规范化和信息化: [page]

      1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高,重要一条就是要及时收集和补充档案材料,而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量,对收集到的档案材料,从手续是否完备,表述是否准确、精炼,观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别,对于不符合要求的及时退回,限期纠正再归档,对于不属归档范围的材料,及时退给有关单位,做到不散失、不积压。

      2、改进档案的检索与查阅方法,实行计算机管理,提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索,无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行,这两种方法均有一定的科学性,但用记起来费时,用起来繁锁,工作效率低。为提高效率,可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排,便于记忆,利于查找,提高速度。同时,为提高档案管理水平,可以采用计算机管理人事档案信息,研究建立两个系统:检索系统和利用系统。同时,运行干部人事档案原件管理系统,使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件,不仅可以提高查阅档案的速度,同时也有利于干部人事档案的保密和安全。

      3、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理;其余人员的档案,则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制,由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

      4、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准,并加强执法检查;同时,档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度,并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

      5、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进,不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用,开拓创新,开发新手段,加大投入,对人事档案实行动态化管理和维护,开发研制人事档案管理软件,建立数字档案和多媒体档案,并实行联网,通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

      只有与时俱进,注重档案的服务性,才能提高档案的利用价值,牵一发而动全身,人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力,必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解,必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

     
  • 人发[1996]118号

          第一章 总则

          第一条 为进一步加强流动人员人事档案的管理,维护人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才合理流动,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规,制定本规定。

          第二条 本规定所称流动人员人事档案是指:
          (一)辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;
    (二)与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;
    (三)待业的大中专毕业生的人事档案;
    (四)自费出国留学人员的人事档案;
    (五)外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;
    (六)外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;
    (七)其他流动人员的人事档案。

    第三条 流动人员人事档案管理遵循“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。


    第二章 流动人员人事档案管理机构

    第四条 流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构(以下简称人才流动服务机构),其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。

    第五条 跨地区流动的流动人员人事档案,可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理,也可由其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。

    第六条 尚未建立人才流动服务机构的地区,流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。

    第七条 人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作,认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作,经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。


    第三章 流动人员人事档案的转递

    第八条 人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函十五天内,将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经崐审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的,应要求原单位补齐或查清楚。

    第九条 流动人员人事档案转递,应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员自带的人事档案,人才流动服务机构不得接收。

    第十条 人才流动服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。

    第十一条 人才流动服务机构开具的转档手续,与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同效力。机关、国有企业事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续,方可接收流动人员人事档案。


    第四章 流动人员人事档案的收集、整理与利用

    第十二条 人才流动服务机构加强与流动人员及其现所在工作单位的联系,做好流动人员档案材料的收集工作,不断充实流动人员的鉴别。需经单位盖章或本人签字的,签字盖章后方能归入档案。

    第十三条 人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关规定,认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中,要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容,不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。

    第十四条 人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的有关规定,建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注意事项。
    (一)查阅流动人员人事档案应办理审批手续。查阅单位应申明查阅理由,管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。
    (二)查阅单位应派中共党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。对不符合规定条件的,人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。
    (三)人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管,严格查阅手续。
    (四)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
    (五)查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。


    第五章 流动人员人事档案的保管

    第十五条 人才流动服务机构应具备管理流动人员人事档案的物质条件,建立坚固的防火、防潮的专用档案库房,配备铁质的档案柜;经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术,逐步实现档案管理的现代化。

    第十六条 建立健全流动人员人事档案管理的内部规章制度,加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究,实行目标管理,不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。

    第十七条 流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。


    第六章 监督与处罚

    第十八条 对违反本规定有下列情形的,由党委组织部门和政府人事行政部门会同有关部门进行处理:
    (一)擅自管理流动人员人事档案的单位或个人;
    (二)擅自涂改档案内容或伪造档案材料的;
    (三)擅自向外公布、泄露档案内容的;
    (四)在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中,出现违反本规定行为,造成严重后果的。
    对前款所列情形负有责任的单位或直接责任者,要视情节轻重,给予批评教育或党纪、政纪处分;触犯法律的,要依法追究责任。


    第七章 附则

    第十九条 人才流动服务机构管理流动人员人事档案,应本着“服务为主,适当收费”的原则,按照有关规定收取服务费,但不得以赢利为目的。

    第二十条 各省、自治区、直辖市可根据本规定制定实施办法或工作细则,并报人事部备案。

    第二十一条 本规定由人事部负责解释。

    第二十二条 本规定自颁布之日起施行。中共中央组织部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》(人调发[1988]5号)和《关于进一步加强流动人员人事档案管理的补充通知》(人调发[1989]11号)同时废止。



     
  •       第一条 为进一步加强流动人员人事档案的管理,维护人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才合理流动,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规,制定本规定。

          第二条 本规定所称流动人员人事档案是指:
          (一)辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;
          (二)与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;
          (三)待业的大中专毕业生的人事档案;
          (四)自费出国留学人员的人事档案;
    (五)外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;
    (六)外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;
    (七)其他流动人员的人事档案。

    第三条 流动人员人事档案管理遵循“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。


    第二章 流动人员人事档案管理机构

    第四条 流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构(以下简称人才流动服务机构),其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。

    第五条 跨地区流动的流动人员人事档案,可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理,也可由其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。

    第六条 尚未建立人才流动服务机构的地区,流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。

    第七条 人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作,认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作,经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。


    第三章 流动人员人事档案的转递

    第八条 人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函十五天内,将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经崐审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的,应要求原单位补齐或查清楚。

    第九条 流动人员人事档案转递,应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员自带的人事档案,人才流动服务机构不得接收。

    第十条 人才流动服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。

    第十一条 人才流动服务机构开具的转档手续,与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同效力。机关、国有企业事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续,方可接收流动人员人事档案。


    第四章 流动人员人事档案的收集、整理与利用

    第十二条 人才流动服务机构加强与流动人员及其现所在工作单位的联系,做好流动人员档案材料的收集工作,不断充实流动人员的鉴别。需经单位盖章或本人签字的,签字盖章后方能归入档案。

    第十三条 人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关规定,认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中,要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容,不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。

    第十四条 人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的有关规定,建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注意事项。
    (一)查阅流动人员人事档案应办理审批手续。查阅单位应申明查阅理由,管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。
    (二)查阅单位应派中共党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。对不符合规定条件的,人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。
    (三)人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管,严格查阅手续。
    (四)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
    (五)查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。


    第五章 流动人员人事档案的保管

    第十五条 人才流动服务机构应具备管理流动人员人事档案的物质条件,建立坚固的防火、防潮的专用档案库房,配备铁质的档案柜;经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术,逐步实现档案管理的现代化。

    第十六条 建立健全流动人员人事档案管理的内部规章制度,加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究,实行目标管理,不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。

    第十七条 流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。


    第六章 监督与处罚

    第十八条 对违反本规定有下列情形的,由党委组织部门和政府人事行政部门会同有关部门进行处理:
    (一)擅自管理流动人员人事档案的单位或个人;
    (二)擅自涂改档案内容或伪造档案材料的;
    (三)擅自向外公布、泄露档案内容的;
    (四)在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中,出现违反本规定行为,造成严重后果的。
    对前款所列情形负有责任的单位或直接责任者,要视情节轻重,给予批评教育或党纪、政纪处分;触犯法律的,要依法追究责任。


    第七章 附则

    第十九条 人才流动服务机构管理流动人员人事档案,应本着“服务为主,适当收费”的原则,按照有关规定收取服务费,但不得以赢利为目的。

    第二十条 各省、自治区、直辖市可根据本规定制定实施办法或工作细则,并报人事部备案。

    第二十一条 本规定由人事部负责解释。

    第二十二条 本规定自颁布之日起施行。中共中央组织部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》(人调发[1988]5号)和《关于进一步加强流动人员人事档案管理的补充通知》


     
  •   毕业生如果毕业后没找到工作,他们的档案应该怎么办?档案托管方式有三种,如档案转至生源地,档案留在学校,档案转至人才交流中心。那么人事代理又是什么?

      一、人事代理

      1、什么是毕业生人事代理?

      答:毕业生人事代理是指政府人事部门所属的人才交流机构,本着充分尊重毕业生自主择业的原则,高效、公正、负责地为各类毕业生解决在社会主义市场经济条件下所遇到的人事管理方面的有关事宜。它是一种新型的人事管理方式,它的实行,对深化人事制度改革,实现人才社会化管理和服务都具有重要意义。

      2、哪些毕业生应该申请实行人事代理?

      答:凡通过双向选择,已同外资企业、股份企业、乡镇企业、区街企业、私营企业、民办科技、教育、医疗机构、各种中介机构等非国有单位和实行聘用制的国有企、事业单位签订就业协议的毕业生;择业期内暂未落实就业单位,目前正在择业的毕业生;准备复习考研的各类毕业生等,均应实行人事代理。

      3、毕业生办理人事代理需经过哪些程序?

      答:根据毕业生的不同情况,毕业生人事代理手续办理程序也有所不同,具体程序分别是:

      (1)择业期内已联系到接收单位的毕业生——持由接收单位签章的《就业协议书》到省人才中心,由省人才中心审核后签署人事代理意见——毕业生将《就业协议书》送交所在学校,由学校统一到有关部门办理《就业报到证》、《户口迁移证》,并将毕业生档案转交省人才中心——毕业生持《就业报到证》、《户口迁移证》到接收单位办理户口迁入手续,接收单位无集体户口的,可直接落入省人才中集体户口。

      (2)择业期内暂未联系到接收单位或准备复习考研的大专以上毕业生——持《就业协议书》到省人才中心,由省人才中心审核签署人事代理意见(学校也可集中为毕业生办理人事代理手续),——毕业生将《就业协议书》交所在学校,由学校统一到有关部门办理《就业报到证》、《户口迁移证》,并将其档案转交省人才中心——毕业生持《就业报到证》、《户口迁移证》、身份证等材料到省人才中心报到,签订人事档案管理合同,户口落入省人才中心。

      (3)择业期内已就业,现要求派到省人才中心实行人事代理的毕业生和由省外院校被派到本省二次择业的毕业生——持《就业报到证》(改派的还须提供原接收单位或省辖市人事局同意改派的证明)到省人才中心,由省人才中心出具接收函,——凭省人才中心的接收函和原《就业报到证》直接到省毕业生就业主管部门办理改派手续,并凭新的《就业报到证》将毕业生档案转交省人才中心——持新的《就业报到证》、《户口迁移证》,身份证等材料到省人才中心报到,签订人事档案管理合同,户口迁入省人才中心。

      4、毕业生办理人事代理手续后享受哪些待遇?

      答:毕业生办理人事代理手续后,放心地到省内外一切用人单位工作。省人才中心保障毕业生的合法权益,毕业生可以享受到和国有单位工作人员相同的人事待遇,如办理转正定级、初定职称、保留干部身份、计算工龄、调整档案工资、职称资格考评、出国政审、党员管理、代办社会保险、户口迁入、出具以档案材料为依据的相关人事证明等。

      二、档案托管

    [page]

      人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方人事档案面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案,特别是在国有企业、事业单位,人事档案相当重要。

      托管方式

      国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案,一般采取三种管理办法:

      一是把档案转至生源地,由所在地级市的人事局接收。这种方式比较适合准人事档案备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生,优点是在生源地就业后办理手续简单方便,而缺点是两年内如离开生源地就业,需重新办理改派手续。

      二是把档案留在学校,待落实工作单位后,将户籍和档案迁至工作单位所在地,申请档案留校超过两年仍未落实工作的,学校将其档案和户口迁回生源地,学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生,优点是学校诚信度较高,代为保管户口关系和档案不收取额外费用,其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期,与学校没有人事隶属关系,涉及人事关系的证明都不能出具。

      三是把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生,优点是易于毕业生解决一些实际问题,缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少,则容易造成信息不畅。

     
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